Avizul de însoțire a mărfii: ce este, când este necesar și cum se întocmește

Fie că vinzi, transferi sau livrezi gratuit produse, avizul de însoțire a mărfii e documentul care însoțește legal marfa de la punctul A la punctul B. Află în câteva minute ce este, când ai nevoie de el și cum îl completezi corect! 📦 

Ce este avizul de însoțire a mărfii? 

Pentru ca transportul de mărfuri – fie el intern sau internațional – să se desfășoare legal și organizat, este necesară întocmirea unui aviz de însoțire a mărfii. Acest document este esențial indiferent de natura bunurilor transportate și are rolul de a atesta mișcarea acestora de la expeditor către destinatar. 

Avizul este obligatoriu în situațiile în care nu se emite imediat o factură sau atunci când expeditorul și destinatarul sunt fie entități juridice diferite, fie departamente distincte ale aceleiași firme, indiferent de scopul transportului (vânzare, transfer intern, donație, prelucrare etc.). Practic, avizul funcționează ca un ordin de expediție oficial. 

Pe durata transportului, avizul trebuie să însoțească permanent marfa, iar acesta cuprinde următoarele informații esențiale: 

• detalii despre bunurile transportate (denumire, cantitate, caracteristici); 
• date despre destinația mărfii și scopul livrării (comercializare, procesare, donație, casare, retur etc.);
• valoarea estimativă a bunurilor transportate. 

Rolul și importanța avizului de însoțire a mărfii 

Acest document justificativ are mai multe funcții: 

• certifică transferul de bunuri în interiorul aceleiași companii sau între companii diferite; permite expeditorului să descarce din gestiune bunurile expediate, inclusiv atunci când acestea sunt cedate cu titlu gratuit; 
• reprezintă dovada preluării mărfii în gestiunea destinatarului; 
• stă la baza emiterii facturii fiscale, acolo unde este cazul. 

În plus, avizul justifică situațiile de transport în lipsa unei facturi fiscale și are valoare juridică în cazul controalelor financiare sau vamale. 

Potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, avizul de însoțire a mărfii trebuie păstrat atât de expeditor, cât și de destinatar, pentru o perioadă de minimum 10 ani de la închiderea exercițiului financiar în care documentul a fost emis. Același termen de arhivare este aplicabil și facturilor emise ulterior pe baza avizelor. [1] 

De asemenea: 

• facturile aferente avizelor trebuie întocmite cel târziu până pe data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea; 
• avizul trebuie să fie întocmit într-un exemplar pentru fiecare transport și semnat de către persoanele responsabile cu expedierea și recepția; 
• avizul poate conține și informații suplimentare precum numărul de înmatriculare al vehiculului utilizat pentru transport, date despre transportator sau condiții speciale de manipulare a mărfii, dacă este cazul. 

Nerespectarea obligației de întocmire și păstrare a avizului poate atrage sancțiuni contravenționale din partea organelor de control fiscal. 

Aviz de însoțire a mărfii: legislație 

Avizul de însoțire a mărfii este reglementat prin Ordinul nr. 2226/2006, care stabilește cadrul legal privind întocmirea, circulația și arhivarea acestui document. Ordinul explică în detaliu ce reprezintă avizul, când este necesar și ce informații obligatorii trebuie să conțină. [2] 

Cum circulă avizul de însoțire a mărfii? 

La furnizor: 

• ajunge la delegatul care face transportul sau îl preia clientul pentru semnătură de primire;
• merge la compartimentul de desfacere, unde se înregistrează cantitățile livrate și se întocmește factura; 
• ajunge și la financiar-contabil, pentru evidențierea operațiunii. 

La cumpărător: 

• merge la magazie, unde produsele sunt recepționate și introduse în gestiune;
• ajunge la aprovizionare, pentru a înregistra cantitățile primite; 
• este transmis și la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (atât sintetică, cât și analitică). 

Unde se arhivează avizul? 

La furnizor: 

• la compartimentul de desfacere; 
• la compartimentul financiar-contabil. 

La cumpărător: 

• la compartimentul financiar-contabil. 

Când este necesar avizul de însoțire a mărfii? 

De fiecare dată când marfa pleacă la drum fără să existe o factură care să o însoțească, este obligatoriu să emiți un aviz de transport. Este documentul care ține loc de buletin pentru marfă: spune cine o trimite, unde merge, ce conține și cât valorează. 

Și surpriză! Chiar dacă există deja o factură, uneori companiile aleg să întocmească și un aviz. În acest caz, avizul nu mai e obligatoriu, dar adaugă un strat suplimentar de transparență și control. 

Ce rol are, de fapt, avizul? 

Simplu: fără el, nu ai voie să transporți marfa. Avizul demonstrează că bunurile sunt transportate legal, clarifică proveniența lor, destinația, tipul și – opțional – valoarea. Expeditorul decide dacă menționează sau nu valoarea, în funcție de context. 

Când ai nevoie obligatoriu de aviz de însoțire? 

Există câteva scenarii clare: 

• când marfa este trimisă pentru prelucrare (de exemplu, la o fabrică parteneră); 
• când bunurile sunt transferate pentru vânzare într-o altă locație proprie sau într-o altă companie; 
• când marfa circulă între două firme diferite; 
• când produsele sunt transportate pentru expoziții, târguri sau demonstrații; 
• când expediezi mostre, eșantioane sau când oferi donații; 
• când mărfurile sunt trimise pentru casare. 

În toate cazurile în care transportul nu are legătură directă cu vânzarea, avizul trebuie să conțină clar mențiunea „fără factură”. 

👉 Vezi și ce presupune logistica într-o firmă și ce soluții moderne există pentru aceasta! 

Cum se întocmește avizul de însoțire a mărfii: ghid pas cu pas 

Sursă foto: Shutterstock

Fie că livrezi produse, transferi bunuri între puncte de lucru sau trimiți mostre la târguri, avizul de însoțire a mărfii este documentul care îți ține marfa „în legalitate”. Hai să vedem cum îl completezi corect, fără stres! 

Pasul 1: decide câte exemplare întocmești 

Avizul trebuie făcut în cel puțin două exemplare: unul pentru expeditor și unul care însoțește marfa către destinatar. Dacă unitatea are proceduri interne speciale (ex. control intern sau 

arhivare separată), poți întocmi și mai multe exemplare. 

Pasul 2: completează datele de bază ale avizului 

• seria și numărul intern de identificare a documentului (ca să poți ține evidența ușor);
• data emiterii avizului. 

Pasul 3: introdu datele părților implicate 

Expeditor: denumirea firmei, adresa completă, codul de identificare fiscală (CUI).

Destinatar: denumirea firmei sau persoanei, adresa completă, CUI sau datele de identificare.

Pasul 4: descrie marfa transportată 

Denumirea comercială a fiecărui produs sau grup de produse și cantitatea transportată (în unitatea de măsură specifică: kg, litri, bucăți etc.). De asemenea, trebuie menționat prețul unitar sau valoarea totală (după caz). Atenție: în unele situații (ex. donații), nu este obligatoriu să menționezi valoarea! 

Pasul 5: specifică datele despre transport 

• numele și CNP-ul (sau datele din buletin/CI) ale persoanei care transportă marfa;
• numărul de înmatriculare al vehiculului; 
• ora estimativă de livrare. 

Pasul 6: adaugă semnăturile necesare 

• semnătura și ștampila (dacă este cazul) ale expeditorului; 
• semnătura transportatorului. 

Pasul 7: notează scopul transportului

Dacă marfa nu are factură, trebuie să precizezi clar cauza: 

• „Fără factură” – pentru bunuri livrate între puncte de lucru, mostre, donații, materiale promoționale etc.; 
• „Pentru prelucrare la terți” – când trimiți bunuri la prelucrat către un colaborator;
• alte mențiuni relevante, în funcție de motivul transportului. 

Pasul 8: la destinație – ultimul pas

La primire, destinatarul semnează avizul și adaugă data și ora recepționării în gestiune a mărfii. Apoi, fiecare parte păstrează propriul exemplar în evidențele contabile. 

👉 Descoperă și ce este CMR transport: ce înseamnă acest document și în ce situații este necesar! 

Elemente obligatorii care trebuie incluse în avizul de însoțire a mărfii 

Sursă foto: Shutterstock

Pentru ca un aviz de însoțire a mărfii să fie complet și valid din punct de vedere legal, trebuie să includă următoarele informații: 

1. Seria și numărul intern de identificare a formularului: pentru o evidență clară și control intern eficient. Ajută la urmărirea documentului în arhive și evită eventualele confuzii sau fraude. 
2. Data emiterii formularului: stabilește oficial momentul în care a fost emis documentul și permite corelarea transportului cu alte documente contabile (facturi, recepții). 
3. Datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală): confirmă cine este expeditorul mărfii și facilitează verificarea fiscală și contabilă.
4. Datele de identificare ale cumpărătorului sau destinatarului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală): indică cine va primi bunurile și permite trasabilitatea operațiunii de transport. 
5. Denumirea comercială și cantitatea bunurilor livrate: oferă detalii despre natura exactă a mărfii și cantitatea transportată, pentru control la încărcare și descărcare. 
6. Prețul unitar sau valoarea totală, după caz: reflectă valoarea economică a transportului, necesară pentru evidențele contabile și, uneori, pentru asigurarea mărfii. 
7. Date privind expediția: 
   • numele și datele delegatului (seria și numărul actului de identitate); 
   • numărul de înmatriculare al mijlocului de transport; 
   • ora estimată a livrării; 
8. Semnătura expeditorului: certifică faptul că marfa a fost predată conform datelor înscrise și că expeditorul își asumă responsabilitatea pentru livrarea mărfii. 
9. Data primirii în gestiune și semnătura gestionarului primitor: confirmă că marfa a fost recepționată de un destinatar avizat la adresa specificată și marchează momentul transferului oficial al bunurilor în gestiunea sa, conform condițiilor înscrise în aviz. 

Exemple și modele de aviz de însoțire a mărfii 

Iată un model de aviz de însoțire a mărfii: 

Aviz de însoțire a mărfii nr.: AVZ0007 

Data emiterii: 11.02.2025 

Cota TVA: 19% 

Avizul de însoțire a mărfii nu e doar o formalitate, ci o piesă-cheie în fluxul logistic și contabil. Întocmit corect, te protejează legal, asigură trasabilitatea bunurilor și menține ordinea în gestiune. Fii mereu pregătit – un aviz bine făcut înseamnă un transport fără bătăi de cap! 

Surse 

[1] “LEGE (A) 82 24/12/1991 – Portal Legislativ.” Just.ro, 2025, legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/224183. Accessed 29 Apr. 2025. 

[2] Indaco Systems. “AVIZ de ÎNSOŢIRE a MĂRFII | Ordin 2226/2006.” Lege5, 2025, lege5.ro/Gratuit/geydcmjxg4/aviz-de-insotire-a-marfii-ordin-2226-2006?dp=gi4temjrgqydk. Accessed 29 Apr. 2025.