Ce trebuie să știi despre fiscalitatea unui magazin online în România

Dacă vrei să deschizi un magazin online sau ai deja unul, ai nevoie de informații clare despre fiscalitate. În acest articol vei găsi răspunsuri la întrebările legate de formele legale, taxe, impozite, gestionarea documentelor și particularități fiscale din e-commerce. Vom aborda și subiecte precum alegerea codului CAEN, modul de facturare, obligațiile legale, TVA și recomandări practice, astfel încât să administrezi magazinul corect și eficient de la început. 

E-commerce și fiscalitate: parteneriatul care îți aduce profit 

Piața de e-commerce s-a extins puternic în România, iar competiția a devenit tot mai complexă. Dacă optezi pentru vânzare online, respectarea reglementărilor fiscale te ajută să câștigi încrederea clienților și să ai o imagine profesionistă. Vânzările la distanță, facturile emise electronic, gestionarea rapidă a plăților online sau cash, toate aceste activități atrag obligații fiscale specifice. 

De exemplu, dacă gestionezi un magazin de haine online și clienții pot plăti prin transfer bancar, trebuie să emiți facturi și să păstrezi dovada tranzacției. Mulți antreprenori folosesc aplicații digitale pentru inventariere și gestionarea comenzilor, ceea ce ușurează atât administrarea internă, cât și relația cu contabilitatea. Totuși, fiecare modificare fiscală are impact real, de aceea asigură-te că te consulți cu un contabil specializat ori de câte ori iei decizii privind fiscalitatea. 

Alegerea formei legale și a regimului fiscal 

Primul pas în deschiderea unui magazin online este înregistrarea afacerii într-o formă legală potrivită. Această decizie influențează modul în care vei plăti taxe, cum vei colabora cu furnizori, cum vei angaja oameni și cum vei gestiona profitul. Alegerea între PFA, SRL sau altă entitate juridică, precum și stabilirea regimului fiscal (microîntreprindere, impozit pe venit sau profit), trebuie făcută informat, în funcție de planurile tale de creștere, nivelul estimat al veniturilor și tipul de produse comercializate. 

Structura juridică potrivită magazinului tău online 

Cele mai frecvent întâlnite opțiuni sunt: 

• PFA sau II (persoană fizică autorizată/întreprindere individuală): opțiuni potrivite la început de drum, cu proceduri de înregistrare rapide și impozitare pe venit. Cei care optează pentru PFA achită impozit pe venit după deducerea cheltuielilor eligibile și contribuțiile sociale. 
• SRL/SRL-D (societate cu răspundere limitată): variante preferate atunci când vrei să dezvolți afacerea, vrei să angajezi personal sau urmărești să colaborezi cu alți parteneri. Un SRL poate funcționa fie ca microîntreprindere (impozit aplicat pe venit), fie în regim de impozitare pe profit, în funcție de numărul angajaților și cifra de afaceri. 

Un magazin online aflat la început, care vinde produse handmade, poate funcționa eficient ca PFA cu un singur asociat și impozitare simplificată. 

Selectarea codului CAEN potrivit 

Pentru o activitate comercială online, codul CAEN potrivit este 4791 – „Comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet”. Atunci când deschizi un SRL sau un PFA, alege acest cod ca obiect principal sau secundar de activitate. Dacă firma ta există deja, dar nu are încă acest cod, modifică actul constitutiv printr-o cerere depusă la Registrul Comerțului. 

Pașii pe scurt pentru alegerea corectă a codului CAEN: 

1. La deschiderea firmei, selectează codul 4791. 

2. Dacă ai deja firmă – actualizează obiectul de activitate, astfel încât să acoperi comerțul online. 

👉Află ce soluții logistice propunem pentru businessul tău în continuă dezvoltare în Business Knowledge Center-ul nostru!

Organizarea financiară și contabilă a magazinului online

Orice formă legală are obligația de a respecta Legea contabilității (Legea 82/1991) și reglementările aferente. Magazinele online pot gestiona stocurile prin două variante uzuale: metoda cantitativ-valorică (contează numărul și valoarea bunurilor la intrare și ieșire), respectiv inventarul permanent (evidență continuă a stocurilor). 

Un magazin online cu sute de produse poate beneficia din plin de inventarierea automatizată cu ajutorul platformelor online, sincronizate direct cu softul contabil. 

Documente fiscale obligatorii 

• factura: se emite pentru fiecare vânzare, în format electronic sau pe hârtie; 
• chitanța: se folosește doar pentru plățile cash, la ridicarea comenzii; 
• raportări fiscale periodice: lunar sau trimestrial, în funcție de regimul de impozitare; documentarea stocurilor: oice ajustare la inventar trebuie notată; 
• contracte: încheie contracte cu furnizorii de transport sau logistică. 

Obligația de a utiliza casa de marcat 

Legea impune emiterea de bon fiscal atunci când primești plăți cash sau cu cardul la un POS fizic. Dacă realizezi doar plăți online cu card sau transfer bancar, factura electronică și extrasul bancar acoperă nevoia de dovadă a plății. Un magazin online care livrează direct la domiciliul clientului, cu plată ramburs, trebuie să emită bon fiscal prin casa de marcat. 

Pentru comenzile plătite online cu card, nu este necesar bon fiscal, dar este obligatorie factura. Acest document, împreună cu extrasul bancar, justifică plata. Dacă lucrezi cu marketplace-uri sau procesatori de plăți, asigură-te că încasezi corect valoarea netă, emiți facturile pe clientul final și înregistrezi comisioanele ca și cheltuieli deductibile. 

👉 Vezi și ce este costul marginal în logistică: cum afectează prețul livrărilor și strategia afacerii tale! 

TVA la vânzări online: reguli de aplicat 

Te întrebi când devii plătitor de TVA? Ei bine, magazinele online devin obligate să se înregistreze în scop de TVA la atingerea unui plafon de cifră de afaceri. În România, acest plafon este de 300.000 lei anual. Odată depășit, trebuie să soliciți cod de TVA, dar și să te înscrii în Registrul Operatorilor Intracomunitari dacă vei avea tranzacții cu alte țări din Uniunea Europeană. 

Tranzacții și reglementări legate de TVA 

• livrări către clienți din România: se aplică TVA standard (21%) sau cotele reduse unde legea prevede (11%); 
• livrări și achiziții în UE: utilizează „taxarea inversă” dacă ambele părți dețin un cod valid de TVA și operează în state diferite din UE; 
• importuri din afara UE: se achită TVA la momentul vămuirii, pe baza documentelor eliberate de autorități vamale; 
• declarații fiscale: completezi lunar sau trimestrial formularele obligatorii (300, 394 și 390) pentru raportarea operațiunilor cu sau fără TVA. 

Definiții utile: 

• TVA (Taxa pe Valoarea Adăugată): impozit indirect perceput la vânzarea de bunuri și servicii. 
• Taxare inversă: mecanism fiscal prin care responsabilitatea plății TVA revine cumpărătorului, în tranzacțiile intracomunitare. 

Dacă livrezi bunuri către clienți din alte state membre UE și depășești plafonul total de 10.000 euro/an, trebuie să te înregistrezi în sistemul One Stop Shop (OSS). Astfel, declari TVA-ul datorat în alte țări direct în România. 

Tipuri de impozitare pentru veniturile magazinului online 

Situația ta financiară influențează regimul fiscal potrivit: 

1. Microîntreprindere: dacă veniturile anuale nu depășesc plafonul impus de lege, firma poate alege impozit pe venit (1% sau 3%, în funcție de numărul de angajați). 
2. Impozit pe profit: pentru firme mai mari, statul calculează impozitul la câștigul net, scăzând cheltuielile deductibile. 
3. Impozit pe venituri independente: PFA-urile plătesc un procent din încasări, după ce scad cheltuielile deduse legal. 

Dacă administrezi un magazin online cu venituri de 200.000 lei/an și nu ai angajați, regimul de microîntreprindere aduce costuri fiscale ușor de previzionat, dar dacă depășești plafonul sau ai mulți angajați, impozitul pe profit devine obligatoriu. 

Analizează impactul fiecărei opțiuni de taxe împreună cu un expert contabil pentru a menține flexibilitate fiscală și a evita costuri neașteptate! 

💡 Află Iar dacă vrei să optimizezi și cheltuielile operaționale, vezi cum alegi cel mai eficient serviciu de curierat în funcție de volumul livrărilor! 

Gestionarea plăților și documentelor în e-commerce

Sursa foto: Cargus

Modalități de plată disponibile 

Poți accepta încasări de la clienți prin mai multe metode, fiecare cu cerințe clare de raportare fiscală: 

• Numerar: Necesită eliberarea unui bon fiscal de casă de marcat. 
• Card online: Salvează extrasul bancar și factura ca dovadă de plată. 
• Transfer bancar: Documentează fiecare tranzacție, păstrând facturile și extrasele bancare. 

Magazinele online moderne permit combinarea multiplă a acestor opțiuni, astfel încât să acoperi rapid preferințele clienților. 

Cu Cargus, le poți oferi cumpărătorilor până la 4 metode de plată a coletului la livrare: numerar, card la POS mobil al curierului, link de plată primit pe e-mail/SMS sau plata online în avans în aplicația Cargus Mobile. 

Documente justificative pentru plăți 

Asigură-te că emiți facturi electronice pentru toate vânzările și centralizezi lunar sau trimestrial raportările financiare. Pentru plățile cash ori la POS fizic, folosește casa de marcat, iar pentru tranzacțiile online, extrasul bancar împreună cu factura rămân suficient. Un exemplu: dacă primești plata ramburs pentru colete, emiți bon fiscal în momentul livrării și facturezi suma aferentă. 

Întrebări frecvente: 

• Casa de marcat este obligatorie pentru un magazin online? Doar dacă încasezi sume cash la livrare sau ai puncte fizice de vânzare. 
• Se emite bon fiscal pentru fiecare plată? Pentru numerar sau POS la sediu/livrare, da. Pentru plăți online, extrasul bancar și factura țin loc de dovadă fiscală. 

Livrarea coletelor: un pilon cheie în fiscalitatea e-commerce 

Cu Cargus, poți beneficia de opțiuni flexibile precum livrarea la adresă, sau livrarea în proximitate în punctele din rețeaua CARGUS SHIP & GO în funcție de nevoile fiecărui cumpărător. 

Folosind platforma web Cargus dedicată pentru antreprenori sau în urma unei integrări directe a magazinului tău online cu Cargus (prin API sau Plugins), poți crea etichetele de livrare (AWB), dar și urmări comenzile în timp real, exporta date de livrare și automatiza procesele. Solicită acum deschiderea unui cont de client Cargus pentru a avea acces la platforma web! În plus, clienții tăi direcți, pot urmări în timp real care este statusul de livrare al coletului prin aplicația mobilă Cargus sau prin site-ul https://www.cargus.ro/personal/urmareste-coletul/ 

Obligații legale și administrative pentru magazinele online 

Ca administrator de magazin online, trebuie să afișezi datele firmei (denumire, adresa sediului, CUI, număr ONRC) pe platforma digitală. De asemenea: 

1. Publică Termeni și condiții detaliați, Politica de retur și Politica de confidențialitate. Vezi aici are este legea returnării produselor! 
2. Aplică Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), explicând clienților modul în care colectezi și utilizezi datele. 
3. Neconformitatea cu legislația poate aduce penalizări financiare și riscă suspendarea afacerii. 

Recomandări pentru o gestionare fiscală corectă 

1. Colaborează cu un contabil familiarizat cu legislația e-commerce. 
2. Planifică orice schimbare fiscală: Analizează impactul modificărilor de regim fiscal înainte să iei decizii. 
3. Adoptă digitalizarea: Folosește aplicații dedicate pentru gestiunea comenzilor și contabilitate. 
4. Apelează la servicii inovatoare: Livrarea în proximitate în rețeaua CARGUS SHIP & GO, plata cu POS la livrare și abonamente lunare pentru serviciile de curierat, accesibile rapid prin consultanții noștri de vânzări, pot eficientiza procesele fiscale și administrative 
5. Actualizează-ți constant cunoștințele: Monitorizează legislația și consultă periodic portaluri dedicate antreprenorilor. 

👉 Vezi ce beneficii aduc abonamentele Cargus pentru livrare și care sunt soluțiile ideale atunci când volumul magazinului tău crește. 

Întrebări dese ale clienților, răspunsuri utile pentru antreprenori 

Sursa foto: Cargus

• În cât timp ajunge coletul la destinatar? 

Majoritatea coletelor livrate cu Cargus ajung la destinatari în 24-48 de ore indiferent dacă sunt livrate la adresă sau într-un punct de livrare de proximitate din rețeaua Cargus SHIP & GO. Pentru monitorizare în timp real, folosește platforma web Cargus pentru antreprenori, iar destinatarii coletelor tale au la dispoziție aplicația Cargus mobile sau site-ul www.cargus.ro. 

• Cât costă livrările urgente sau la volum mare? 

Costul variază în funcție de greutate, adresă și rapiditate. Poți consulta lista de prețuri sau ceri ofertă personalizată dacă ai un număr ridicat de colete. 

• Se livrează colete în toate orașele? 

Rețeaua de curierat CARGUS asigură o acoperire națională extinsă și opțiunile flexibile de livrare și ridicare prin rețeaua CARGUS SHIP & GO atât în orașe mari și medii, cât și în localitățile mai mici sau situate în zone mai greu accesibile. 

Gestionarea fiscalității unui magazin online presupune documentare continuă, organizare riguroasă și colaborare cu experți. Fiecare aspect – de la alegerea formei juridice, codul CAEN, taxe și TVA, până la gestionarea documentelor – are un impact direct asupra stabilității și dezvoltării afacerii tale. 

Folosește instrumente digitale, servicii integrate de livrare și opțiuni inovatoare Cargus pentru a menține afacerea în legalitate și a-ți construi o reputație solidă!