Ghid complet pentru înregistrarea fiscală a unui magazin online: pași și documente necesare

O afacere online poate aduce satisfacții, dar și provocări administrative pe care nu le poți neglija. Tot mai mulți antreprenori aleg calea digitală, însă pentru a evita probleme legale sau fiscale, ai nevoie de informații clare și structurate despre pașii de urmat. Un demers corect, de la alegerea formei juridice și obținerea actelor, până la integrarea cu platforme de curierat, te ajută să construiești o activitate transparentă și să câștigi încrederea clienților.

Parcurgând acest ghid, vei învăța să stabilești ce tip de companie ți se potrivește, ce acte să pregătești și cum să respecți regulile pentru un magazin online funcțional și legal.

Ce formă juridică alegi pentru magazinul online?

Primul pas în orice proces de înființare ține de alegerea formei juridice. În România, pentru un magazin online, ai trei variante principale:

• PFA (Persoană Fizică Autorizată): implică un proces rapid de înființare și costuri reduse, dar răspunderea personală se menține ridicată, iar taxarea poate părea mai împovărătoare la venituri mari;
• SRL (Societate cu Răspundere Limitată): oferă protecție asupra bunurilor personale și îți permite să extinzi afacerea mai ușor, însă presupune reguli fiscale mai stricte și administrare mai complexă;
• SRL-D (SRL pentru debutanți): potrivit pentru antreprenorii la început de drum.

Să zicem că vrei să deschizi un mic shop online cu accesorii handmade. Dacă știi că vei gestiona totul singur și cu volume moderate, PFA poate fi o opțiune bună. Dacă planifici angajări sau vânzări mai mari, SRL-ul te ajută să crești mai sigur.

Documente principale pentru înființare:

• Cerere de înmatriculare (formular tip de la ONRC): se depune fizic sau online pe site-ul ONRC;
• Actul constitutiv al firmei: include denumirea, sediul, codurile CAEN, structura capitalului social și asociații;
• Dovada sediului social: contract de comodat, de închiriere sau de proprietate. Dacă desfășori activitate la domiciliu, poate fi necesar acordul vecinilor și al asociației de proprietari (pentru blocuri);
• Declarația pe propria răspundere privind desfășurarea activității: că ai sau nu ai activitate la sediul social;
• Copii după actele de identitate ale asociaților și administratorilor;
• Dovada depunerii capitalului social minim (200 lei): la orice bancă, pe numele firmei;
• Specimen de semnătură al administratorului: se poate da la notar sau direct la ONRC;
• Acordul vecinilor și al asociației de locatari (doar dacă sediul e într-un apartament de bloc și are activitate);
• Declarația privind beneficiarul real: obligatorie pentru toate firmele, depusă la ONRC;
• Coduri CAEN specifice comerțului electronic. De exemplu:
  • 4791 – Comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet;
  • 6311 – Prelucrarea datelor, administrarea paginilor web;
  • 6201 – Activități de realizare a software-ului la comandă (dacă ai și partea tehnică).

👉 Vezi și cum să optimizezi costurile de livrare și să crești satisfacția clienților: sfaturi pentru micile afaceri!

Înregistrarea la Registrul Comerțului și obținerea certificatului

După ce stabilești forma juridică și aduni actele, depui dosarul la Registrul Comerțului. Ce trebuie să faci concret:

1. Alege denumirea și rezerv-o (vei evita situațiile în care numele dorit este deja folosit).
2. Completează și depune cererea de înregistrare, împreună cu actele cerute.
3. Achită taxele de înregistrare.
4. Programează-te la ghișeu, dacă ți se solicită acest lucru.

Termenul mediu de procesare ajunge între 3 și 5 zile lucrătoare. La final, primești certificatul de înregistrare și codul unic de identificare fiscală (CUI).

Dacă estimezi că afacerea ta depășește cifra de 300.000 lei anual, te înregistrezi obligatoriu ca plătitor de TVA. Dacă atingi plafonul ulterior, anunți ANAF imediat. Pentru magazinele cu parteneri externi sau colaborări B2B, poți solicita înregistrarea în regim de TVA chiar de la început.

Documente fiscale și autorizații pentru activitatea magazinului

După ce ai firma, urmează organizarea documentației fiscale și a autorizațiilor.

• emiterea facturilor (format fizic sau electronic);
• evidențierea și raportarea vânzărilor;
• utilizarea caselor de marcat, doar dacă ai și activități fizice;
• registrele impuse de legislație.

Pentru magazinele care vând produse alimentare, cosmetice, suplimente sau alte articole sensibile, adaugă la dosar avize de la agențiile competente (ex: Direcția Sanitar-Veterinară, CNCAN pentru suplimente nutritive).

Site-ul magazinului trebuie să includă:

• termeni și condiții;
• politica de confidențialitate;
• politica de retur (minim 14 zile conform OUG 34/2014);
• informații despre protecția datelor (GDPR).

Orientează-te și către noile cerințe privind soluționarea alternativă a litigiilor, impuse prin Ordinul 449/2022.

👉 Află care este și rolul tehnologiei în eficientizarea proceselor logistice pentru IMM-uri!

Pași practici pentru lansarea magazinului online

Sursă foto: Dreamstime

Acum, firma are personalitate juridică și acte la zi. Poți lansa site-ul magazinului online în câteva etape:

1. Rezervă domeniul web și alege o platformă eCommerce (de tip SaaS – Shopify, Gomag, sau open-source pentru personalizare maximă). Cargus are plugin-uri deja dezvoltate pentru PrestaSHOP, WordPress, OpenCart si Magento.
2. Integrează un procesator de plăți (ex: PayU, EuPlatesc) pentru plăți securizate.
3. Selectează un partener de curierat cu servicii de livrare de calitate. Serviciul de livrare oferit de Cargus poate fi contractat rapid, fie alegand varianta prepaid – SHIP & GO sau unul dintre abonamentele flexibile de livrare. În plus, te bucuri de beneficiile oferite prin platforma Cargus, precum generarea rapidă a etichetelor de livrare, iar destinatarii tăi beneficiază și ei de opțiuni moderne precum urmărirea coletelor prin intermediul aplicaței mobile sau plata rambursului cu cardul direct la curierii Cargus.

Nu uita să configurezi softuri de inventar, management al comenzilor și să publici pe site toate politicile legale obligatorii!

👉Citește și articolul despre cum influențează viteza de livrare satisfacția clienților magazinului online!

Costuri implicate pentru înregistrare și lansare

Deschiderea unui magazin online cere o gestionare atentă a bugetului. Mai jos găsești cheltuielile pe care trebuie să le iei în calcul:

• taxe la Registrul Comerțului, inclusiv pentru rezervarea numelui;
• capital social pentru SRL (minim 200 de lei);
• achiziția domeniului web și pachetul de hosting;
• abonamentul sau dezvoltarea platformei de eCommerce (de obicei lunar sau anual);
• onorarii pentru consultanță juridică sau contabilă;
• tarife pentru obținerea autorizațiilor speciale, dacă este cazul;
• cheltuieli cu softurile pentru gestiune stocuri/comenzi;
• costuri de integrare cu procesatorul de plăți și curierat;
• costurile de livrare a coletelor către clienți: fie plătite de client, fie negociate cu firma de curierat în funcție de volum. La început, poți opta pentru abonamentele pentru serviciile de curierat Cargus, unde poți obține până la 71,3% reducere pentru livrarea coletelor de 15 kg;
• ambalajele personalizate sau neutre (cutii, pungi, bandă adezivă, protecții);
• costuri de marketing și promovare online: reclame Google/Facebook, colaborări, e-mail marketing, SEO;
• abonamente la servicii auxiliare: platforme newsletter, CRM, facturare, automatizări;
• abonament lunar pentru procesatorul de plăți sau comision per tranzacție (ex: Stripe, Netopia, MobilPay);
• costuri pentru retururi și schimburi de produse, inclusiv transportul invers;
• asigurarea mărfurilor (opțională), mai ales dacă livrezi produse de valoare;
• costuri administrative recurente: contabilitate (200–400 lei/lună), taxe și impozite, mentenanță site;
• achiziția inițială de stoc (dacă vinzi din stoc propriu și nu prin dropshipping);
• echipamente minime: imprimantă, cântar, POS mobil (dacă faci livrări locale), laptop sau telefon pentru operare.

Realizează două bugete: unul pentru lansare (strictul necesar), iar altul pentru extindere, astfel încât să poți acoperi toate cheltuielile odată ce magazinul crește!

Obligații fiscale pentru magazinul online activ

Sursă foto: Dreamstime

De la lansarea magazinului, ai de gestionat o serie de obligații fiscale:

• emite facturi aferente fiecărei tranzacții;
• ține evidente clare zilnic privind vânzările, încasările și inventarul;
• depune declarații fiscale la termenele stabilite pentru tipul tău de companie: lunar sau trimestrial, în funcție de regimul ales (microîntreprindere, impozit pe profit, TVA);
• achită taxele către stat la timp pentru a evita penalitățile.

Dacă business-ul tău livrează constant și către alte țări UE, monitorizează pragurile pentru TVA. Când atingi plafonul, te înregistrezi ca plătitor și adaptezi rapid modul de raportare și facturare. Nu uita, Cargus – partenerul tău pentru livrări interne – se ocupă acum și de expedierea coletelor internaționale!

Recomandări utile pentru dezvoltarea magazinului online

Sursa foto: Cargus

Stabilește o colaborare cu specialiști: un contabil sau consultant fiscal te ajută să înțelegi mai bine reglementările și să corectezi rapid eventualele erori administrative.

Verifică periodic legislația pe site-ul ANAF sau al Registrului Comerțului, dar și pe bloguri și articole dedicate comerțului electronic. Un parteneriat cu o firmă de curierat inovatoare, care oferă instrumente digitale moderne, consultanță pentru integrare API sau soluții de plată la livrare cu POS, poate crește eficiența livrărilor și calitatea serviciilor pentru clienți.

Dacă pregătești campanii de reduceri sau abordezi piețe noi, oferă-le clienților tăi opțiuni multiple de livrare și plată: livrarea la adresă sau livrarea în proximitate folosind rețeaua de livrare Cargus SHIP & GO; plata online cu cardul sau posibilitatea de plată ramburs. Totodată, pune la dispoziția clienților tăi un tracking detaliat al coletului, folosind statusurile de livrare pe care ți le pune la dispoziție Cargus. Toate aceste opțiuni, te ajută să reduci riscul de retur și să le oferi clienților mai multă flexibilitate.

👉Află mai multe despre abonamentele și instrumentele adaptate antreprenorilor în secțiunea Cargus Antreprenori.

Răspunde rapid întrebărilor din partea clienților și adaptează-ți constant procesele pe baza feedback-ului primit. Serviciile Cargus, și opțiunile oferite precum aplicația mobilă, sistemul de notificare automată asupra statusului coletelor, opțiunile de plată sau integrarea opțiunii de livrare în proximitate folosind rețeaua de puncte și lockere Cargus SHIP & GO, ajută la diferențierea magazinului tău față de alte afaceri online.